Hoe werkt Kerkbezoekplanner.nl?

Achtergrond

Deze website is speciaal ontwikkeld voor kerken die hun bezoekers graag willen verwelkomen in de diensten in deze tijd van maatregelen. Uitdagingen uit de praktijk hebben geleid tot deze website.

Wat wij belangrijk vinden:

Activiteit aanmaken

Als organisatie maak je allereerst een activiteit aan. Dat kan een kerkdienst zijn, maar bijvoorbeeld ook een clubactiviteit, kring of vrijwilligersbijeenkomst. De kracht van kerkbezoekplanner.nl zit hem hierin dat er per activiteit meerdere tijdstippen en datums kunnen worden ingesteld. Ideaal voor terugkerende activiteiten waar een vaste groep gebruikers frequent gebruik van wil maken. Per tijdstip kun je aangeven hoeveel mensen er aanwezig mogen zijn. Daarnaast kan er per tijdstip een opmerking worden toegevoegd. Handig om aan te geven als het om een speciale dienst gaat zoals een avondmaalsdienst of een doopdienst.

Uitnodigen van bezoekers

Na het aanmaken van de activiteit verschijnt een link in beeld. Deze link kun je gebruiken om te verzenden aan je doelgroep. Je kunt deze bijvoorbeeld plaatsen op de website van de kerk, in een nieuwsbrief, of verzenden aan je gemeenteleden, of een selecte groep gebruikers. De organisator kan zelf bepalen tot wanneer mensen zich kunnen inschrijven. Tip: geef bij het verzenden van de link aan wanneer je de indeling voor de diensten gaat maken, zodat mensen zich op tijd aanmelden.

Aanmelden van bezoekers

Via de link kunnen bezoekers aangeven bij welke diensten zij aanwezig willen zijn. Iedereen mag zich aanmelden voor alle diensten. De limiet voor het aantal aanmeldingen per datum / tijdstip wordt alleen bepaald door je abonnement. Bezoekers kunnen per tijdstip aangeven met hoeveel personen zij willen komen. Een familie kan zich dus in een keer aanmelden, en zo weet de organisator ook gelijk welke mensen bij elkaar kunnen zitten.

Bezoekers indelen

Per tijdstip van je activiteit krijgt de organisator een overzicht te zien van alle aanmeldingen. In dit overzicht kan de organisator aangeven welke bezoekers mogen deelnemen. Het is handig om aan je bezoekers aan te geven op welk moment je dit gaat doen. Bezoekers kunnen handmatig ingesteld worden, maar dit kan ook automatisch worden gedaan. Kies je voor automatisch indelen dan bepaald het systeem aan de hand van het aantal eerdere deelnames en de inschrijfdatum wie er aan de beurt zijn om te mogen komen. Deels handmatig en de rest aanvullen via de automatische plaatsindeler is ook mogelijk.

Bezoek bevestigen

Als de bezoekers zijn ingesteld voor een bepaald tijdstip van je activiteit krijg je de mogelijkheid om deze bezoeker automatisch een bevestigingsmail te sturen. Personen die niet mogen deelnemen ontvangen geen bericht. Er kan direct een export gemaakt worden van de deelnemers en aanmeldingen. Deze kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een deelnemerslijst te maken voor het welkomstteam of de kosters.

Aanpassing activiteit

Activiteiten kunnen eenvoudig worden aangepast om bijvoorbeeld nieuwe data en tijdstippen toe te voegen.

Aanpassing inschrijving

Bezoekers kunnen hun aanmelding te allen tijde aanpassen. Bijvoorbeeld om zich in te schrijven voor nieuwe tijdstippen of om aan te geven dat ze toch niet aanwezig kunnen zijn. Mocht een bezoeker al zijn toegewezen aan een activiteit, dan wordt de deelname geannuleerd en krijgt ook de organisator een bericht zodat de onstane plek eventueel weer aangevuld kan worden.

Snel beginnen

Het beste kun je natuurlijk gewoon uitproberen hoe het werkt. We hebben ons best gedaan alles zo eenvoudig mogelijk te maken voor zowel organisator als bezoeker. Probeer het dus snel uit.

Activiteit aanmaken